Dacă firma ta are relații comerciale internaționale — parteneriate cu firme din alte țări, contracte cu clienți străini, participare la proceduri de achiziții publice europene sau deschiderea unui cont bancar în altă țară — s-ar putea să ai nevoie de un certificat constatator apostilat sau legalizat pentru a-l putea folosi în afara României.
Acest ghid îți explică ce este apostila, când este necesară, cum o obții și ce alternative există în relațiile cu statele membre UE.
→ Ce este certificatul constatator și ce conține — ghid complet
Ce este apostila și la ce folosește
Apostila este o certificare oficială aplicată pe un document oficial dintr-o țară, care îi conferă valabilitate în toate celelalte state semnatare ale Convenției de la Haga din 1961 privind suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine.
Pe scurt: dacă vrei să folosești un document oficial românesc (inclusiv certificatul constatator) într-o altă țară semnatară a Convenției de la Haga, apostila este metoda standard de certificare a autenticității documentului — fără ea, documentul poate fi considerat nevalid de autoritățile din țara destinatară.
Convenția de la Haga este semnată de peste 120 de state, inclusiv toate statele membre UE, SUA, Marea Britanie, Elveția, Japonia, Australia și multe altele. Verifică pe site-ul Conferinței de la Haga (hcch.net) dacă țara destinatară este semnatară.
Când ai nevoie de certificatul constatator apostilat
Deschiderea unui cont bancar în altă țară
Băncile din alte state pot solicita documente de identificare ale firmei românești apostilate — inclusiv certificatul constatator — pentru a verifica existența și situația juridică a entității conform standardelor lor interne.
Contracte cu parteneri din state non-UE
Partenerii comerciali din SUA, Marea Britanie (post-Brexit), Elveția, Emiratele Arabe Unite sau alte state non-UE pot solicita documente apostilate ale firmei tale pentru a verifica că este o entitate legală înainte de semnarea contractelor.
Proceduri de achiziții publice internaționale
Participarea la licitații internaționale organizate de instituții din alte state poate impune documente de calificare apostilate, inclusiv certificatul constatator.
Înregistrarea unei filiale sau reprezentanțe în altă țară
Dacă vrei să deschizi o filială sau un punct de lucru al firmei românești în altă țară, autoritățile locale pot solicita documente apostilate ale firmei-mamă din România.
Participarea la programe internaționale de finanțare
Unele programe de finanțare cu componente internaționale solicită documente apostilate ale entităților participante.
Când NU ai nevoie de apostilă — relațiile în cadrul UE
Aceasta este o distincție importantă pe care mulți antreprenori o ignoră și plătesc inutil pentru apostilă.
În cadrul Uniunii Europene, prin Regulamentul UE 2016/1191 privind promovarea liberei circulații a cetățenilor prin simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente publice, apostila nu mai este necesară pentru documentele publice schimbate între statele membre UE în anumite situații.
Mai mult, în relațiile comerciale din cadrul UE, documentele oficiale emise electronic și semnate cu semnătură electronică calificată sunt recunoscute în toate statele membre prin Regulamentul eIDAS (Regulamentul UE 910/2014). Certificatul constatator obținut online — semnat electronic calificat de ONRC — este în principiu recunoscut în relațiile cu partenerii UE fără a necesita apostilă.
Totuși, în practică, unele instituții private din țările UE (bănci, companii) pot solicita în continuare documente apostilate din obișnuință sau din politici interne proprii. Verifică întotdeauna cu partenerul sau instituția din UE ce documente acceptă înainte de a apostila.
Procedura de apostilare a certificatului constatator
Apostilarea unui document românesc se face de către Ministerul Justiției din România, care este autoritatea competentă desemnată de România pentru aplicarea Convenției de la Haga.
Pașii pentru apostilarea certificatului constatator:
- Obții certificatul constatator în format fizic (tipărit și semnat de ONRC) sau în format electronic semnat digital
- Traduci documentul în limba țării destinatare, prin traducător autorizat (dacă este necesar — unele state acceptă documente în română sau însoțite de traducere simplă)
- Depui cererea de apostilare la Ministerul Justiției din România — la sediul central din București sau prin intermediul unui notar public sau avocat autorizat
- Plătești taxa de apostilare — verifică tariful actual pe site-ul Ministerului Justiției
- Primești documentul apostilat — apostila se aplică pe document sau pe o foaie separată atașată documentului
Traducerea certificatului constatator pentru utilizare internațională
Apostila certifică autenticitatea documentului și a semnăturii autorității emitente — nu traduce conținutul. Dacă instituția sau partenerul din altă țară are nevoie să înțeleagă conținutul documentului, este necesară și o traducere autorizată în limba lor.
Traducerea se face de un traducător autorizat (în România, autorizat de Ministerul Justiției) și poate fi legalizată notarial. Ordinea recomandată este: mai întâi apostilezi documentul original, apoi traduci documentul apostilat.
Dacă partenerul tău internațional vorbește engleza, există și opțiunea de a obține direct un document în engleză despre firma ta — nu o traducere a certificatului constatator, ci un document echivalent destinat utilizării internaționale.
→ Romanian company status certificate — ghid în limba engleză
Certificatul constatator electronic poate fi apostilat?
Aceasta este o întrebare frecventă. Apostila tradițională (fizică, aplicată pe hârtie) se aplică pe documente tipărite. Dacă ai certificatul constatator în format electronic PDF, există două opțiuni:
- Tipărești și certifici — tipărești documentul electronic și îl prezinți unui notar care certifică că este o copie conformă cu originalul electronic, după care poți apostila copia tipărită
- Apostilă electronică (e-Apostille) — sistemul de apostilă electronică este implementat în unele state, inclusiv parțial în România. Verifică cu Ministerul Justiției disponibilitatea e-Apostille pentru documentele ONRC
Cât durează și cât costă apostilarea
Durata și costul apostilării variază:
- Taxa de apostilare — stabilită de Ministerul Justiției, verifică tariful actual pe site-ul MJ
- Durata standard — de regulă câteva zile lucrătoare la Ministerul Justiției
- Procedură de urgență — disponibilă contra cost suplimentar, cu termen mai scurt
- Prin intermediar — firme specializate în apostilare pot gestiona întregul proces contra unui comision, incluzând ridicarea și depunerea documentelor
Alternativa pentru statele UE — documentul în format electronic
Pentru parteneriatele cu firme din statele UE, cel mai simplu și rapid este să trimiți direct certificatul constatator în format PDF semnat electronic de ONRC, fără apostilă. Semnătura electronică calificată ONRC este recunoscută în toate statele UE prin Regulamentul eIDAS.
Dacă partenerul UE solicită totuși apostilă sau nu acceptă formatul electronic, explică-i cadrul legal european și, dacă refuză în continuare, procedează cu apostilarea ca în pașii descriși mai sus.
Verificarea autenticității certificatului constatator de către partenerii străini
Partenerii din alte țări care primesc certificatul constatator românesc pot verifica autenticitatea documentului electronic prin validarea semnăturii digitale ONRC în Adobe Acrobat Reader sau prin orice aplicație de validare a semnăturilor electronice. Semnătura electronică calificată ONRC este emisă de o autoritate de certificare recunoscută la nivel european.
→ Ghid detaliat: cum se citește și se verifică un certificat constatator
Întrebări frecvente
Certificatul constatator apostilat are o perioadă de valabilitate?
Apostila în sine nu expiră — ea certifică autenticitatea documentului la momentul apostilării. Totuși, conținutul certificatului constatator reflectă situația firmei la data emiterii, care poate deveni depășită. Dacă partenerul sau instituția destinatară impune un termen de valabilitate pentru documente (de exemplu, 30 de zile), va trebui să obții un nou certificat constatator și să îl apostilezi din nou. Planifică din timp pentru a evita situația de a apostila un document aproape de expirarea termenului.
Pot apostila și extrasul RBR sau cazierul judiciar al firmei?
Da. Orice document oficial românesc emis de o autoritate publică poate fi apostilat prin Ministerul Justiției, dacă este necesar pentru utilizare în alt stat semnatar al Convenției de la Haga. Procedura este aceeași ca pentru certificatul constatator.
Dacă partenerul meu este dintr-o țară care nu a semnat Convenția de la Haga?
Pentru statele nesemnatare ale Convenției de la Haga, apostila nu este suficientă sau nu este recunoscută. În aceste cazuri, documentul trebuie supralegalizat — un proces mai complex care implică mai multe instituții (MAE, ambasade). Consultă un avocat sau o firmă specializată pentru documentele destinate țărilor nesemnatare.
Pot obține certificatul constatator direct în limba engleză?
Certificatul constatator emis de ONRC este în limba română. Nu există o versiune oficială în altă limbă. Pentru utilizare internațională, documentul se traduce de un traducător autorizat. Există însă documente echivalente în engleză care descriu situația firmei, destinate relațiilor internaționale — dar acestea nu sunt emise de ONRC și nu au aceeași valoare ca documentul oficial.
Concluzie
Apostilarea certificatului constatator este necesară când îl folosești în state non-UE semnatare ale Convenției de la Haga. Pentru relațiile cu partenerii din UE, certificatul constatator electronic semnat digital de ONRC este recunoscut prin Regulamentul eIDAS fără apostilă, deși unele instituții private pot solicita în continuare apostilarea din obișnuință.
Înainte de a porni procesul de apostilare, verifică cu partenerul sau instituția destinatară dacă acceptă documentul electronic semnat digital — poate economisi timp și bani semnificativi.
Obține acum certificatul constatator online, gata pentru apostilare →