De ce îți este respins certificatul constatator? 15 motive reale pentru care instituțiile NU îl acceptă (Ghid 2025)
Certificatul constatator este unul dintre cele mai cerute documente ONRC, însă mii de firme îl depun zilnic la bancă, la licitații sau în dosare publice și constată că documentul este respins, fără explicații clare.
Adevărul este că există 15 motive extrem de frecvente pentru care instituțiile nu acceptă certificatul constatator — iar majoritatea se pot evita în doar câteva minute.
🔥 1. Certificatul este mai vechi de 30 de zile
Este cel mai des întâlnit motiv. Majoritatea instituțiilor cer un certificat emis:
- cu maxim 30 de zile înainte (standard)
- cu maxim 10 zile înainte (în special băncile)
📌 Dacă certificatul tău are 31 de zile, dosarul este respins automat.
🔥 2. Sediul social este expirat în acte
Dacă în certificat apare mențiunea „contract expirat” sau „în curs de actualizare” – respingerea este automată.
🔥 3. CAEN-ul necesar NU este autorizat
O greșeală clasică: codul CAEN apare în actul constitutiv, dar nu este autorizat la sediu, punct de lucru sau terți. Instituțiile verifică doar ce este autorizat efectiv în Registrul Comerțului, nu ce este trecut „pe hârtie”.
🔥 4. Administratorul NU are puteri depline
Motive frecvente de respingere:
- mandatul administratorului este expirat
- există interdicții de reprezentare
- administratorul nu este împuternicit să semneze în numele firmei
🔥 5. Punctul de lucru lipsește sau nu e autorizat
Instituțiile precum DSP, DSV, ITM, ANPC cer dovada că adresa este autorizată pentru activitatea declarată. Lipsa punctului de lucru sau neautorizarea acestuia duce la respingerea automată.
🔥 6. Certificatul nu este complet (lipsesc pagini)
Autoritățile acceptă doar documentul complet, în format PDF integral emis de ONRC. Trimiterea doar a primei pagini sau a unui extras parțial = respingere instant.
🔥 7. Certificatul este emis într-o formă neoficială
Exemple respinse:
- screenshot sau captură de ecran
- PDF modificat sau scanat
- xerox fără semnătură electronică
Instituțiile acceptă doar documentul original ONRC emis electronic cu semnătură digitală verificabilă.
🔥 8. Datele firmei nu corespund cu cele din dosar
Chiar și o diferență minoră duce la respingere:
- sediu diferit
- denumire veche
- CUI introdus greșit
- administrator schimbat între timp
🔥 9. Firma este în insolvență sau dizolvare
Unele instituții nu acceptă firme aflate în aceste proceduri. Altele impun documente suplimentare (de exemplu, hotărâri judecătorești sau dovezi de reorganizare).
🔥 10. Beneficiarii reali nu sunt actualizați
Unul dintre motivele principale pentru respingere în cazul băncilor și licitațiilor publice. Lipsa actualizării Registrului Beneficiarilor Reali (RBR) sau întârzierea operării declarației atrage respingerea automată.
🔥 11. Proceduri în curs la ONRC
Dacă apare mențiunea „cerere înregistrată” sau „modificare în curs”, instituția poate considera că situația juridică a firmei nu este finalizată.
🔥 12. Activitatea este suspendată
Firmele cu status „suspendată” nu pot folosi certificatul constatator pentru aproape nicio procedură oficială.
🔥 13. Certificatul este emis pentru alt sediu
O eroare des întâlnită: instituția cere certificatul pentru sediul social, iar firma trimite pentru punctul de lucru – sau invers. Documentul devine automat neconform.
🔥 14. Certificatul este emis pentru altă dată decât cea cerută
Exemplu: instituția cere „certificat la data depunerii”, iar firma trimite unul emis acum două săptămâni. Rezultat: respingere, chiar dacă documentul este perfect valabil.
🔥 15. Documentul este ilizibil sau deteriorat
Se resping certificate cu:
- pagini lipsă
- PDF-uri corupte sau incomplete
- watermark-uri care acoperă textul
- rezoluție prea mică pentru citire
🎯 Cum eviți respingerea certificatului constatator?
- Solicită certificatul pentru ziua depunerii
- Verifică valabilitatea sediului social
- Confirmă că toate CAEN-urile sunt autorizate
- Asigură-te că administratorul are drepturi depline
- Trimite documentul complet, PDF original ONRC
- Nu trimite capturi, xeroxuri sau fișiere scanate
- Folosește o platformă specializată dacă nu ai timp pentru verificări
💰 Cât costă certificatul constatator?
- ONRC: 30 lei
- Firme private: 80–150 lei (în funcție de urgență și asistență)
📝 Concluzie
Deși pare un simplu document administrativ, certificatul constatator este analizat cu o rigoare juridică extremă. Cunoscând cele 15 motive reale de respingere, poți evita blocajele birocratice, pierderea timpului și refacerea completă a dosarelor.