Diferența între certificatul constatator „extins” și certificatul constatator în „formă scurtă”
În activitatea curentă a unei firme, documentele emise de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) sunt esențiale pentru dovedirea existenței și a situației juridice actuale. Dintre acestea, certificatul constatator este cel mai frecvent solicitat document, dar există două forme principale care pot genera confuzii: certificatul constatator extins și certificatul constatator în formă scurtă.
Deși ambele documente au valoare juridică și sunt emise oficial de Registrul Comerțului, ele servesc scopuri diferite. În funcție de situația în care este necesar, se va solicita una dintre cele două forme.
Ce este certificatul constatator extins
Certificatul constatator extins (numit uneori și „certificat general” sau „certificat actualizat”) este documentul care oferă o imagine completă asupra situației juridice și administrative a unei firme la momentul solicitării.
Acesta se eliberează la cerere, ori de câte ori este nevoie, și conține toate informațiile relevante despre entitatea înregistrată la ONRC:
- denumirea completă și forma juridică a societății;
- numărul de ordine în registrul comerțului și codul unic de înregistrare (CUI);
- sediul social și eventualele sedii secundare;
- asociații și administratorii activi la data emiterii;
- capitalul social și structura acționariatului;
- obiectul principal și secundar de activitate (coduri CAEN);
- punctele de lucru autorizate și activitățile declarate;
- mențiuni privind modificările înregistrate (ex: schimbare de sediu, asociat, administrator etc.);
- starea juridică actuală (activă, suspendată, radiată).
Acest document are rolul de a confirma situația completă și actualizată a firmei și este solicitat frecvent în relațiile cu autorități, instituții financiare, parteneri comerciali sau în proceduri de achiziții publice (SEAP).
Exemple de situații în care este necesar certificatul constatator extins
- participarea la licitații publice sau achiziții directe;
- încheierea de contracte comerciale importante cu parteneri privați sau instituții publice;
- solicitarea unui credit bancar sau leasing;
- verificarea situației juridice actuale a unei societăți;
- prezentarea la autorități pentru obținerea avizelor și autorizațiilor necesare funcționării;
- în cadrul procedurilor judiciare sau administrative, ca dovadă a existenței firmei.
Certificatul constatator extins poate fi obținut oricând, inclusiv online, prin intermediul platformelor autorizate, precum CertificatConstatatorOnline.ro. Documentul emis în format PDF este semnat digital de ONRC și are aceeași valoare juridică precum cel tipărit pe hârtie.
Ce este certificatul constatator în formă scurtă
Certificatul constatator în formă scurtă este documentul emis de Registrul Comerțului la momentul înființării firmei sau ori de câte ori aceasta autoriză activități noi la sediul social, punctele de lucru sau la terți.
Practic, acest certificat nu reflectă întreaga situație a societății, ci doar informațiile referitoare la activitățile declarate și autorizate în anumite locații. Există mai multe tipuri de certificate constatatoare în formă scurtă:
- Certificat constatator pentru sediul social – atestă activitățile autorizate la sediul principal al firmei;
- Certificat constatator pentru punctul de lucru – confirmă activitățile autorizate la acel punct de lucru specific;
- Certificat constatator pentru activități desfășurate la terți – emis atunci când activitățile firmei se desfășoară în alte spații, neaflate în proprietate sau administrare directă.
Aceste certificate se eliberează la începutul activității sau atunci când firma își extinde activitățile și trebuie să dovedească legalitatea desfășurării acestora în anumite locații.
Ce conține certificatul constatator în formă scurtă
Acest document cuprinde informații limitate, strict legate de activitățile și locația autorizată:
- denumirea societății și codul unic de înregistrare;
- adresa exactă a locației pentru care este emis;
- activitățile (codurile CAEN) autorizate la acea adresă;
- temeiul legal și data autorizării activităților respective.
Certificatul constatator „scurt” este, de fapt, dovada că firma desfășoară activități economice autorizate conform declarațiilor depuse la ONRC. Este folosit de obicei în relația cu instituțiile de control (DSV, DSP, ISU, primării) sau pentru obținerea autorizațiilor de funcționare.
Diferențele principale între forma „extinsă” și forma „scurtă”
| Criteriu | Certificat Constatator Extins | Certificat Constatator Formă Scurtă |
|---|---|---|
| Scop | Confirmă toate datele firmei la momentul respectiv | Confirmă doar activitățile autorizate la o anumită locație |
| Conținut | Include date complete: asociați, administratori, sediu, capital, coduri CAEN, puncte de lucru | Include doar datele legate de activitățile și locațiile autorizate |
| Momentul emiterii | Poate fi solicitat oricând (la zi) | Se emite la înființarea firmei sau la modificarea activităților |
| Valabilitate | Valabil atâta timp cât datele nu s-au modificat | Nu are termen de valabilitate – rămâne valabil până la schimbarea activităților |
| Utilizare | Licitații, bănci, autorități, parteneri comerciali | Autorizații, controale, funcționare la sediu/punct de lucru |
Valabilitatea celor două documente
Deși ambele certificate sunt valabile pe termen nedeterminat, în practică, instituțiile solicită certificate emise recent – de obicei în ultimele 30 de zile – pentru a se asigura că datele nu s-au modificat între timp.
Certificatul constatator în formă scurtă nu expiră, dar devine automat neactual dacă firma schimbă activitățile, sediul sau punctele de lucru. Certificatul extins, în schimb, se recomandă a fi reemis periodic, pentru actualizarea datelor.
Concluzii
Diferența dintre certificatul constatator extins și certificatul constatator forma scurtă ține de scop și conținut. Primul confirmă întreaga situație juridică a firmei, fiind utilizat pentru scopuri generale, iar cel de-al doilea atestă strict activitățile autorizate la o locație anume.
Ambele documente sunt emise de Registrul Comerțului și pot fi obținute rapid, inclusiv online, prin intermediul platformei CertificatConstatatorOnline.ro. Astfel, firmele pot avea în orice moment acces la documente actualizate și valabile legal, fără deplasări la ghișeu.