Valabilitatea unui certificat constatator ONRC – Ce trebuie să știi în 2025
Unul dintre cele mai frecvente aspecte despre care întreabă antreprenorii și persoanele juridice este valabilitatea certificatului constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Deși documentul poate fi obținut rapid online, puțini cunosc perioada exactă în care acesta rămâne valabil și în ce condiții trebuie solicitat un nou exemplar.
În esență, certificatul constatator este un document informativ, care atestă situația la zi a unei firme, a unui punct de lucru sau a unei entități juridice fără scop patrimonial. Totuși, durata valabilității sale diferă în funcție de scopul pentru care este folosit și de instituția care îl solicită.
Ce este certificatul constatator și când se solicită
Certificatul constatator este emis de Registrul Comerțului pentru a confirma datele actuale din registru referitoare la o firmă, PFA, întreprindere individuală sau asociație. Acest document este utilizat frecvent în relațiile comerciale, în cadrul procedurilor de licitație publică, la obținerea unor autorizații sau în fața instituțiilor bancare.
Prin conținutul său, certificatul constatator oferă informații despre:
- denumirea și forma juridică a entității;
- numărul de ordine în Registrul Comerțului și codul unic de înregistrare (CUI);
- asociați și administratori activi;
- sediul social și punctele de lucru declarate;
- obiectul principal și secundar de activitate (CAEN);
- mențiunile înregistrate la ONRC și starea juridică a firmei.
În funcție de necesități, se pot elibera mai multe tipuri de certificate: pentru firmă, pentru punct de lucru, pentru asociații și fundații sau pentru persoane fizice autorizate (PFA). Fiecare are aceeași valoare juridică, fiind emis direct de ONRC și semnat digital.
Valabilitatea certificatului constatator – ce spune legea
Legea nu stabilește o perioadă fixă de valabilitate universală pentru certificatul constatator. În practică, valabilitatea depinde de scopul pentru care este folosit documentul și de cerințele instituției care îl solicită.
În general, certificatul constatator este considerat valabil atâta timp cât informațiile pe care le conține sunt actuale și nu au intervenit modificări în situația firmei. Totuși, multe instituții publice și private impun un termen standard de actualitate:
- 30 de zile – termen uzual acceptat pentru dosarele de licitații publice, achiziții SEAP sau contracte cu instituții;
- 90 de zile – valabilitate extinsă pentru situațiile administrative sau bancare;
- până la modificarea datelor din registru – dacă documentul este folosit strict în scop informativ.
Astfel, dacă între momentul obținerii certificatului și momentul utilizării sale intervin schimbări la Registrul Comerțului (ex. schimbare de sediu, administrator, asociați, capital etc.), certificatul își pierde automat valabilitatea, iar pentru a fi acceptat din nou trebuie solicitat un exemplar actualizat.
Valabilitatea certificatului constatator electronic (PDF semnat digital)
Certificatul constatator emis online, în format PDF, este autentic și valabil juridic, întrucât este semnat digital de ONRC. Acesta nu necesită ștampilă sau semnătură olografă. Autenticitatea sa poate fi verificată oricând prin intermediul semnăturii electronice incluse în document.
Din punct de vedere legal, documentul electronic are aceeași valoare ca și cel tipărit pe hârtie. Totuși, pentru a fi acceptat de toate instituțiile, este recomandat ca certificatul să fie emis recent, preferabil în ultimele 30 de zile.
Avantajele certificatului constatator electronic
- Este emis instant, în format PDF;
- Poate fi folosit imediat în format digital sau imprimat;
- Include semnătura digitală extinsă a Registrului Comerțului;
- Valabilitatea juridică este garantată până la modificarea datelor înregistrate;
- Poate fi verificat de orice instituție publică prin validarea semnăturii electronice.
În plus, certificatul electronic elimină riscul pierderii sau deteriorării documentului fizic și poate fi arhivat digital, având aceeași forță probantă ca originalul.
Când trebuie solicitat un nou certificat constatator
De regulă, un nou certificat trebuie emis în oricare dintre situațiile următoare:
- a avut loc o modificare a datelor firmei (sediu, asociați, administratori, capital social etc.);
- au trecut mai mult de 30 sau 90 de zile de la data emiterii, iar instituția solicitantă cere un document actualizat;
- documentul urmează să fie folosit într-un dosar oficial (licitație publică, bancă, autoritate locală etc.);
- certificatul anterior a fost emis pentru un alt scop (ex. punct de lucru, nu firmă).
Solicitarea unui nou certificat constatator este o procedură simplă și rapidă, mai ales dacă este făcută online. Prin intermediul platformei CertificatConstatatorOnline.ro, documentul se poate obține în doar câteva minute, fără autentificare în portalul ONRC și fără deplasări la ghișeu.
Instituțiile care solicită certificat constatator actualizat
Diferite autorități și instituții publice cer depunerea unui certificat constatator recent pentru a verifica situația actuală a unei firme. Printre acestea se numără:
- primării și consilii locale (pentru obținerea autorizațiilor de funcționare);
- Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU);
- Direcția de Sănătate Publică (DSP);
- Direcția Sanitar-Veterinară (DSV);
- băncile comerciale, la deschiderea conturilor de firmă;
- instituțiile de achiziții publice (SEAP, SICAP);
- societăți de leasing sau parteneri de afaceri privați.
Aceste instituții verifică valabilitatea certificatului constatator în raport cu data emiterii și cu exactitatea informațiilor. În cazul în care documentul este mai vechi de 30 de zile, este posibil ca el să fie respins.
Recomandări pentru antreprenori
Pentru a evita problemele administrative, este indicat ca antreprenorii să verifice periodic datele din Registrul Comerțului și să actualizeze certificatul constatator ori de câte ori este nevoie. De asemenea, este util să păstreze în arhiva digitală ultimele versiuni ale documentului, pentru eventuale comparații sau verificări.
Platformele moderne precum CertificatConstatatorOnline.ro permit descărcarea imediată a certificatelor în format PDF semnat digital, ceea ce înseamnă că firmele pot deține întotdeauna o versiune actualizată, valabilă și verificabilă a documentului.
Concluzii – cât este valabil un certificat constatator ONRC
În concluzie, valabilitatea unui certificat constatator nu este impusă printr-o perioadă fixă în legislație, ci depinde de actualitatea datelor și de scopul utilizării. În general, se recomandă utilizarea unui document emis în ultimele 30 de zile, mai ales în relația cu autoritățile publice, băncile sau partenerii de afaceri.
Indiferent dacă este tipărit sau emis electronic, certificatul constatator are aceeași valoare juridică, atâta timp cât datele nu s-au modificat în Registrul Comerțului. Pentru siguranță, cel mai bun obicei este reemiterea lui periodic, printr-o platformă rapidă și sigură, pentru a avea întotdeauna la dispoziție cea mai recentă versiune.