Certificat constatator pentru notar — când e obligatoriu (2026)
Dacă o firmă sau un PFA este parte într-un act notarial — vinde sau cumpără un imobil, cesionează părți sociale, constituie o ipotecă sau semnează orice alt act autentic — notarul va solicita aproape sigur certificatul constatator. Este documentul prin care notarul verifică că entitatea juridică există, că persoana care semnează are drept de reprezentare și că firma nu se află în nicio procedură specială care ar putea afecta valabilitatea actului.
Acest ghid îți explică în ce situații notariale este obligatoriu certificatul constatator, ce valabilitate acceptă notarii, ce alte documente sunt necesare și cum pregătești dosarul fără bătăi de cap.
→ Ce este certificatul constatator și la ce folosește — ghid complet
De ce solicită notarul certificatul constatator
Notarul public are obligația legală de a verifica identitatea și capacitatea juridică a tuturor părților dintr-un act notarial. Când una dintre părți este o persoană juridică — SRL, SA, PFA sau altă entitate — certificatul constatator este documentul standard prin care notarul face această verificare.
Concret, notarul verifică prin certificatul constatator:
- Că firma există legal și este înregistrată la ONRC
- Că starea firmei este Funcțiune — o firmă dizolvată, în lichidare sau radiată nu poate încheia acte juridice valabile
- Că persoana care semnează actul notarial este administratorul cu mandat activ și puteri de reprezentare nerestricționate
- Că nu există proceduri de insolvență, dizolvare sau lichidare în curs care ar afecta capacitatea firmei de a dispune de bunurile sau drepturile ce fac obiectul actului
- Că obiectul actului (de exemplu, un imobil sau un pachet de părți sociale) este în concordanță cu activitățile și situația înregistrată a firmei
Situații notariale în care certificatul constatator este obligatoriu
Vânzarea sau cumpărarea unui imobil de către firmă
Orice tranzacție imobiliară în care vânzătorul sau cumpărătorul este o persoană juridică necesită certificatul constatator al firmei respective. Notarul autentifică contractul de vânzare-cumpărare numai după ce verifică că firma are capacitate juridică deplină și că reprezentantul care semnează are drept de reprezentare.
Dacă atât vânzătorul cât și cumpărătorul sunt persoane juridice, notarul solicită certificatul constatator al ambelor firme.
Constituirea sau modificarea unei ipoteci imobiliare
Când o firmă constituie o ipotecă asupra unui imobil propriu (de exemplu, ca garanție pentru un credit bancar), actul de ipotecă se autentifică la notar. Notarul solicită certificatul constatator al firmei care constituie ipoteca, pentru a verifica că reprezentantul legal are drept de a greva bunurile firmei.
Cesiunea de părți sociale
Transferul de părți sociale ale unui SRL între asociați sau către terți se efectuează printr-un act notarial sau prin act sub semnătură privată cu dată certă, în funcție de prevederile actului constitutiv. Când actul se autentifică la notar, acesta solicită certificatul constatator al SRL-ului al cărui capital se modifică, pentru a verifica structura actuală a asociaților și a confirma că cesiunea este conformă cu înregistrările din Registrul Comerțului.
Modificări ale actului constitutiv autentificate notarial
Anumite modificări ale actului constitutiv al unui SRL sau SA necesită autentificare notarială — de exemplu, majorarea capitalului social prin aport în natură sau modificarea obiectului de activitate în anumite condiții. Notarul solicită certificatul constatator pentru a verifica situația actuală a firmei înainte de a autentifica modificarea.
Contracte de închiriere sau comodat autentificate
Contractele de închiriere pe termen lung sau contractele de comodat care implică imobile și care sunt autentificate notarial la solicitarea părților pot necesita certificatul constatator al firmei parte în contract.
Procuri notariale în numele firmei
Când o firmă împuternicește o persoană printr-o procură autentificată notarial (de exemplu, pentru a reprezenta firma la o tranzacție), notarul solicită certificatul constatator pentru a verifica că persoana care dă procura are drept de reprezentare.
Contracte de constituire sau modificare a unor drepturi reale
Constituirea unui drept de superficie, uz, uzufruct, abitație sau servitute asupra unui imobil aflat în proprietatea sau folosința unei firme necesită act notarial și, implicit, certificatul constatator al firmei respective.
Ce valabilitate acceptă notarii
Spre deosebire de licitații (unde termenul maxim este strict 30 de zile prin lege) sau bănci (care aplică de regulă 30 de zile prin proceduri interne), valabilitatea acceptată de notari este mai flexibilă și depinde de fiecare notar și de tipul actului.
În practică:
- 30 de zile — termenul cel mai frecvent solicitat, acceptat de toți notarii
- 60–90 de zile — acceptat de mulți notari pentru acte care nu implică tranzacții de mare valoare sau riscuri juridice ridicate
- La data actului — unii notari solicită certificatul emis chiar în ziua autentificării sau cu cel mult câteva zile înainte, în special pentru tranzacții imobiliare de valoare mare
Recomandare practică: contactează notarul înainte de programare și întreabă explicit ce valabilitate acceptă pentru certificatul constatator în cazul actului pe care urmează să-l autentifici. Eviți astfel deplasări inutile cu un document expirat.
→ Ghid complet: valabilitatea certificatului constatator ONRC
Ce alte documente solicită notarul alături de certificatul constatator
Certificatul constatator este de obicei primul document verificat, dar dosarul notarial al unei firme include și alte acte:
Actul constitutiv actualizat
Varianta la zi a actului constitutiv al firmei, cu toate modificările operate și înregistrate la ONRC. Notarul verifică concordanța dintre actul constitutiv și informațiile din certificatul constatator.
Hotărârea asociaților sau a consiliului de administrație
Pentru tranzacții importante — vânzarea unui imobil, constituirea unei ipoteci, cesiunea de părți sociale — notarul poate solicita o hotărâre a asociaților (la SRL) sau a consiliului de administrație (la SA) prin care se aprobă operațiunea și se mandatează administratorul să semneze actul.
Actele de identitate ale reprezentanților
CI/BI în original al administratorului sau al persoanei împuternicite prin procură să semneze în numele firmei.
Extrasul de carte funciară
Pentru tranzacțiile imobiliare, notarul solicită extrasul de carte funciară al imobilului — documentul care atestă situația juridică actuală a proprietății (proprietar înregistrat, sarcini, ipoteci). Extrasul de carte funciară costă 20 lei și poate fi obținut online.
Certificatul fiscal al firmei
În unele tranzacții imobiliare, notarul poate solicita și un certificat de atestare fiscală emis de ANAF, care confirmă că firma nu are datorii fiscale restante față de stat.
Ce verifici în certificatul constatator înainte de programarea la notar
Înainte de a merge la notar, parcurge rapid această listă pentru a evita blocaje:
- Starea firmei — trebuie să fie „Funcțiune"
- Administratorul — persoana care semnează actul notarial trebuie să apară ca administrator cu mandat activ și neexpirat
- Puterile de reprezentare — verifică dacă există restricții (unele firme au administratori cu puteri limitate valoric)
- Secțiunile de insolvență și dizolvare — trebuie să indice toate „Nu există înregistrări"
- Contractul de sediu — nu trebuie să fi expirat
- Data emiterii — să se încadreze în termenul solicitat de notar
→ Ghid detaliat: cum se citește certificatul constatator câmp cu câmp
Situații speciale de atenționat
Mandatul administratorului a expirat
Dacă mandatul administratorului a expirat și nu a fost reînnoit prin hotărâre a asociaților înregistrată la ONRC, persoana respectivă nu mai are drept de reprezentare legală. Notarul nu va autentifica niciun act semnat de un administrator cu mandat expirat. Soluția: reînoiești mandatul la ONRC înainte de programarea la notar.
Firma are mai mulți administratori cu reprezentare conjunctă
Unele firme au în actul constitutiv prevederea că administratorii au reprezentare conjunctă — adică trebuie să semneze toți împreună pentru ca actul să fie valid. Notarul va verifica această prevedere și va solicita prezența tuturor administratorilor. Certificatul constatator și actul constitutiv trebuie studiate cu atenție înainte de programare.
Firma este în procedură de insolvență
O firmă aflată în procedură de insolvență nu poate dispune liber de activele sale — dreptul de administrare este preluat de administratorul judiciar sau de lichidatorul judiciar. Orice act notarial care implică o firmă în insolvență este o situație juridică complexă ce necesită consultanță juridică specializată.
Actul constitutiv impune aprobarea asociaților pentru anumite tranzacții
Unele acte constitutive prevăd că tranzacțiile care depășesc o anumită valoare necesită aprobarea prealabilă a adunării asociaților. Notarul poate solicita dovada acestei aprobări (procesul verbal al adunării generale) alături de certificatul constatator.
Cât costă și cum obții certificatul rapid
Taxa oficială ONRC pentru certificatul constatator este 30 lei, indiferent de tipul entității sau de scopul utilizării.
Prin platforma CertificatConstatatorOnline.ro poți obține certificatul în câteva minute, 24/7, fără deplasare. Prețul total este 100 RON. Primești documentul pe email în format PDF semnat electronic de ONRC — acceptat de toți notarii din România.
Întrebări frecvente
Notarul poate refuza un certificat obținut online?
Nu. Certificatul constatator obținut online este emis direct de ONRC, semnat cu semnătură electronică calificată, și are aceeași valoare juridică deplină ca documentul obținut la ghișeu. Legea nu face nicio distincție între cele două modalități de obținere. Toți notarii din România sunt obligați să îl accepte.
Trebuie să tipăresc certificatul sau îl pot prezenta pe telefon?
Depinde de notar. Mulți notari acceptă certificatul în format electronic, transmis pe email sau prezentat pe ecran. Alții preferă varianta tipărită. Cel mai sigur este să întrebi notarul dinainte sau să ai la tine atât varianta electronică, cât și un exemplar tipărit.
Am nevoie de certificatul constatator dacă sunt persoană fizică, nu firmă?
Nu. Certificatul constatator este specific persoanelor juridice și PFA-urilor. Dacă acționezi în nume personal, ca persoană fizică, notarul va solicita doar actul de identitate.
Câți ani înapoi verifică notarul situația firmei?
Notarul verifică situația firmei la momentul actual, reflectată în certificatul constatator emis recent. Nu face o verificare retrospectivă a istoricului. Dacă sunt necesare informații despre modificările anterioare ale firmei, se solicită certificatul constatator cu istoricul complet — dar aceasta este o situație excepțională, nu regula.
Pot semna eu actul notarial în locul administratorului, pe baza unei procuri?
Da, dacă ai o procură specială autentificată notarial care te împuternicește să reprezinți firma în tranzacția respectivă. Procura trebuie să fie specifică — să menționeze explicit tipul de act și, de regulă, bunul sau dreptul care face obiectul tranzacției. Notarul va verifica atât procura, cât și certificatul constatator al firmei.
Concluzie
Certificatul constatator este un document indispensabil în orice procedură notarială în care o firmă sau PFA este parte. Notarul îl folosește pentru a verifica existența, reprezentarea legală și situația juridică a entității, înainte de a autentifica un act cu efecte juridice importante.
Cel mai important lucru de verificat înainte de programarea la notar: că mandatul administratorului este activ, că firma nu are nicio procedură specială în curs și că documentul se încadrează în termenul de valabilitate solicitat de notar. Dacă toate sunt în regulă, procedura notarială decurge fără probleme.