Schimbarea administratorului unui SRL este una dintre cele mai frecvente modificări înregistrate la ONRC — fie că vine vorba de numirea unui nou administrator în locul celui care a demisionat, de adăugarea unui administrator suplimentar sau de reînnoirea unui mandat expirat. Procedura este clară și documentabilă dacă știi exact ce acte sunt necesare.
Acest ghid îți explică pas cu pas ce documente pregătești, cum depui cererea la ONRC și ce trebuie să actualizezi după ce modificarea a fost înregistrată.
→ Ghid complet ONRC 2026 — toate procedurile Registrului Comerțului
De ce este important să actualizezi administratorul la ONRC
Administratorul înregistrat la ONRC este singura persoană cu drept legal de reprezentare a firmei față de terți — poate semna contracte, deschide conturi bancare, reprezenta firma în instanță și în fața autorităților publice. Dacă persoana care conduce efectiv firma nu apare ca administrator în certificatul constatator, orice act semnat de ea poate fi contestat ca lipsit de reprezentare legală.
Situații în care apare urgent nevoia de actualizare:
- Administratorul actual a demisionat sau a fost revocat
- Mandatul administratorului a expirat și nu a fost reînnoit
- Firma are un nou administrator desemnat prin hotărârea asociaților
- Se adaugă un al doilea administrator
- Administratorul și-a schimbat datele de identitate (căsătorie, schimbare de nume)
Ce înseamnă mandat expirat și de ce e urgent
Dacă în actul constitutiv mandatul administratorului a fost stabilit pe durată determinată — de exemplu 4 ani — și aceasta a trecut fără să fie reînnoit printr-o hotărâre AGA înregistrată la ONRC, administratorul nu mai are drept legal de reprezentare, chiar dacă continuă să conducă firma în practică.
Consecințe concrete ale mandatului expirat:
- Banca poate refuza să proceseze operațiuni sau să deschidă un cont nou
- Dosarele de licitație sau finanțare sunt respinse
- Notarul nu poate autentifica acte semnate de administratorul cu mandat expirat
- Contractele semnate pot fi contestate de parteneri sau instanțe
Verifică imediat certificatul constatator al firmei tale dacă nu ești sigur de data expirării mandatului.
→ Cum verifici mandatul administratorului în certificatul constatator
Documentele necesare pentru schimbarea administratorului
1. Hotărârea Adunării Generale a Asociaților (AGA)
Decizia formală prin care asociații revocă administratorul actual (dacă este cazul) și numesc noul administrator, sau prin care reînnoiesc mandatul celui existent. Documentul trebuie să conțină:
- Data hotărârii
- Datele de identificare ale noului administrator — nume, prenume, CNP, adresă
- Durata mandatului — determinată sau nedeterminată
- Puterile de reprezentare — depline sau limitate
La SRL cu asociat unic, înlocuiește hotărârea AGA cu decizia asociatului unic.
2. Actul adițional la actul constitutiv
Dacă administratorul este menționat nominal în actul constitutiv — ceea ce este frecvent la SRL-uri — actul constitutiv trebuie actualizat printr-un act adițional care reflectă schimbarea. Actul adițional se semnează de toți asociații.
3. Specimenul de semnătură al noului administrator
Semnătura olografă a noului administrator, dată în fața unui notar public sau a unui reprezentant ONRC. Atestă acceptarea funcției și autenticitatea semnăturii.
4. Actul de identitate al noului administrator
Copia cărții de identitate sau pașaportului noului administrator. Dacă este cetățean străin, poate fi necesar și documentul de rezidență în România.
5. Declarația pe propria răspundere a noului administrator
Formular tip prin care noul administrator declară că îndeplinește condițiile legale pentru a ocupa funcția — nu are interdicții judiciare, nu se află în situații de incompatibilitate.
6. Cazierul fiscal al noului administrator
Document emis de ANAF care atestă că persoana nu are antecedente fiscale care ar împiedica ocuparea funcției de administrator. Se obține gratuit prin Spațiul Privat Virtual (SPV) sau la ghișeul ANAF.
7. Cererea de înregistrare mențiuni (Formularul tip ONRC)
Formularul oficial de cerere de modificare, completat cu datele firmei și tipul modificării — schimbare administrator.
8. Dovada achitării taxelor ONRC
Taxa pentru înregistrarea cererii de mențiuni. Verifică tariful actual pe portalul ONRC.
Pașii pentru schimbarea administratorului la ONRC
- Convoci și ții AGA — adopți hotărârea de revocare și/sau numire a administratorului; la asociat unic, semnezi decizia
- Obții specimenul de semnătură al noului administrator — la notar sau la ONRC
- Obții cazierul fiscal al noului administrator de la ANAF
- Actualizezi actul constitutiv — redactezi actul adițional cu noul administrator
- Completezi cererea de mențiuni — formularul tip ONRC
- Depui dosarul la ONRC — la ghișeu sau online cu semnătură electronică
- Plătești taxele ONRC și primești dovada depunerii
- Aștepți rezoluția ONRC — 3–5 zile lucrătoare
- Plătești tariful Monitorului Oficial după admiterea cererii
- Obții noul certificat constatator cu noul administrator înregistrat
→ Noutate 2026: tariful Monitorului Oficial se plătește după admiterea cererii
Cât durează înregistrarea modificării
Procedura standard durează 3–5 zile lucrătoare de la depunerea dosarului complet. Urgența costă o taxă suplimentară și reduce termenul la 1 zi lucrătoare.
Până la înregistrarea oficială a noului administrator la ONRC, fostul administrator rămâne reprezentantul legal al firmei în Registrul Comerțului — chiar dacă în practică nu mai are această calitate. De aceea, este important să depui cererea cât mai repede după adoptarea hotărârii AGA.
Reînnoirea mandatului administratorului existent
Dacă mandatul actualului administrator expiră sau a expirat deja, procedura de reînnoire este mai simplă decât numirea unui administrator nou — nu mai ai nevoie de specimen de semnătură și cazier fiscal (dacă persoana este aceeași), ci doar de:
- Hotărârea AGA de reînnoire a mandatului cu noua perioadă
- Actul adițional la actul constitutiv (dacă e menționat acolo)
- Cererea de mențiuni ONRC
- Taxele aferente
Verifică cu un consultant ONRC sau avocat dacă situația ta specifică necesită documente suplimentare.
Ce se întâmplă cu actele semnate de fostul administrator după modificare
Actele semnate de fostul administrator înainte de înregistrarea modificării la ONRC rămân valabile — el a avut drept de reprezentare la momentul semnării. Actele semnate după ce modificarea a fost înregistrată la ONRC de fostul administrator (revocat) pot fi contestate.
Există o perioadă de tranziție între data hotărârii AGA și data înregistrării la ONRC în care situația poate fi neclară față de terți. De aceea, este recomandat să notifici partenerii importanți despre schimbarea administratorului și să înregistrezi modificarea cât mai rapid după hotărârea AGA.
Ce trebuie actualizat după schimbarea administratorului
Banca
Prezintă noul certificat constatator la bancă și actualizează drepturile de semnătură pe cont. Băncile procesează schimbarea administratorului doar pe baza documentelor oficiale actualizate.
→ Ce documente solicită băncile la modificarea datelor firmei
Contractele cu parteneri
Unele contracte conțin clauze care impun notificarea partenerului în caz de schimbare a reprezentantului legal. Verifică contractele importante și notifică acolo unde este necesar.
Procuri și împuterniciri existente
Dacă fostul administrator a emis procuri în numele firmei, acestea rămân valabile doar dacă nu au fost revocate explicit. Verifică și revocă procurile pe care nu vrei să le menții.
Semnătura electronică
Dacă firma folosește semnătură electronică în relația cu ANAF (SPV) sau cu alte instituții, actualizează drepturile de acces ale noului administrator.
Întrebări frecvente
Poate fi administrator o persoană juridică (altă firmă)?
Da, în anumite condiții. O societate comercială poate fi administrator al unui SRL, caz în care desemnează un reprezentant permanent — o persoană fizică — care exercită efectiv funcția. Documentele necesare includ și actele persoanei juridice administratoare.
Administratorul poate fi și asociat în același timp?
Da. La SRL-urile cu asociat unic, de regulă aceeași persoană este și asociat și administrator. Nu există nicio interdicție legală pentru cumulul celor două calități.
Pot revoca administratorul fără acordul lui?
Da. Revocarea administratorului este o prerogativă a asociaților, exercitată prin hotărârea AGA, și nu necesită acordul administratorului revocat. Administratorul revocat are dreptul la despăgubiri dacă revocarea este nejustificată și dacă există prevederi contractuale în acest sens.
Ce se întâmplă dacă SRL-ul rămâne fără administrator?
Un SRL fără administrator nu poate funcționa legal — nu are cine să semneze acte în numele firmei. Dacă administratorul a demisionat sau a decedat și nu a fost numit un succesor, asociații trebuie să convoace de urgență AGA pentru numirea unui nou administrator și să înregistreze modificarea la ONRC cât mai rapid.
Concluzie
Schimbarea sau reînnoirea mandatului administratorului unui SRL este o procedură de rutină la ONRC, cu durată de 3–5 zile lucrătoare. Este esențial să o faci rapid — un administrator cu mandat expirat sau un administrator care nu mai este în funcție dar rămâne înregistrat la ONRC creează probleme reale în relațiile cu băncile, partenerii și autoritățile publice.
După înregistrarea modificării, obține imediat un nou certificat constatator care să reflecte noul administrator — acesta este documentul pe care îl vei prezenta în toate procedurile ulterioare.
Obține noul certificat constatator cu administratorul actualizat →